Werkstress is een gevolg van te hoge werkdruk. Druk op je werk is geen probleem, te druk op je werk is dat wel. De psychische en fysieke klachten die werkstress voor de medewerker opleveren vormen ook voor de ondernemer een probleem. De kosten voor ziekteverzuim en personeelsverloop kunnen snel oplopen. Hoe herken je werkstress en wat kun je er tegen doen?

Niet iedereen herkent stress vroegtijdig. Stress is enerzijds persoonlijk; de ene medewerker kan er last van hebben, terwijl zijn collega niks merkt. Anderzijds is stress een opeenstapeling van kleine dingen. De gevolgen zijn meestal ernstig, langdurig en kostbaar. Reden genoeg om stress te herkennen, te verminderen en als het even kan te voorkomen.

Oorzaken

Als je onderneming groeit, dan ontstaat de stress vanzelf. Meer klanten, meer medewerkers, meer leveranciers leiden allemaal tot meer contactmomenten. Bij ieder contactmoment kun je twijfelen over bijvoorbeeld:

  • hebben we genoeg tijd voor de taak?
  • kunnen we de kwaliteitseisen waarmaken?
  • is de taak op het niveau van scholing, ervaring en beschikbare apparatuur?
  • zijn de verantwoordelijkheden duidelijk en juist belegd?

Hier speelt tijd een belangrijke rol. Meestal is er geen tijd om onvolkomenheden te verbeteren en proberen we de taak uit te voeren met de beschikbare middelen.

Ook de omstandigheden binnen het bedrijf kunnen leiden tot stress, zoals:

  • technische verstoringen en mankementen;
  • slechte communicatie met leidinggevende;
  • reorganisatie of onduidelijke taakbeschrijving;
  • veeleisende klanten en collega’s.

Deze omstandigheden zorgen ervoor dat de beschikbare tijd niet optimaal productief gewerkt kan worden. Dat heeft hetzelfde effect als minder beschikbare tijd.

Herkennen

Omdat stress iets persoonlijks is, de ene mens heeft er sneller last van dan de andere, is herkennen van stress best lastig. Stress is niet goed zichtbaar, waardoor mensen symptomen ontkennen of wegstoppen.

Veel mensen hebben een beetje stress juist nodig om beter te presteren. Maar duurt de stress te lang, dan ontstaan er problemen. En wat is te lang?

Op de werkvloer herken je stress bij anderen met name door naar gedragsverandering te kijken. Werkstress uit zich onder andere in snel geïrriteerd zijn, zich afzonderen en verdedigend gedrag.

Naast psychische klachten kan stress leiden tot lichamelijke klachten. Beiden zorgen voor een verhoogd ziekteverzuim.

Verminderen

Om stress te verminderen is er één ding belangrijk: voldoende tijd. Maar aangezien je geen tijd kunt maken, zul je de beschikbare tijd zo productief mogelijk moeten zijn. Hoe verhoog je de productiviteit?

  • zorg voor de juiste mensen op de juiste plek;
  • voorkom vertraging, zorg voor goede informatievoorziening;
  • automatiseer processen;
  • maak problemen bespreekbaar;
  • zorg voor structuur zonder de creativiteit te belemmeren.

De juiste mensen op de juiste plek is niet zo eenvoudig als het klinkt. Als je bedrijf al wat langer bestaat, dan is de kans groot dat niet iedere functie door de beste medewerker wordt ingevuld. In deze tijd is het cruciaal dat je beschikt over toppers; mensen die je opnieuw zou aannemen voor de functie.

Weinig taken kosten meer tijd dan het vinden van de benodigde informatie. Ligt de informatie versnipperd over meerdere plekken en systemen? Bundel dan de informatie zoveel mogelijk in één systeem. Dat kan door herindeling, een aggratiesysteem of vervanging.

Veel bedrijfsprocessen worden ondersteund door geautomatiseerde hulpmiddelen. Handmatige acties kosten tijd en kunnen leiden tot afwijkingen of vergissingen. Goede automatisering helpt medewerkers snel te handelen op een eenduidige manier. Ook belangrijk voor de klantervaring.

De meeste mensen vermijden conflicten; dat is evolutionair voordelig. In een onderneming leiden moeizame relaties tot verlaging van de productiviteit. Zorg voor een open en eerlijke cultuur, waarin mensen problemen veilig kunnen bespreken.

Structuur en regels geven houvast bij het uitvoeren van taken en nemen van beslissingen. Ze leveren ook een consequent beleid op, waardoor klanten weten wat ze kunnen verwachten. Let op dat de structuur niet verstikkend werkt. Geef medewerkers eigen bevoegheden door ze verantwoordelijk te maken voor resultaten.

Voorkomen

De punten onder Verminderen kun je natuurlijk ook toepassen voordat de problemen zich (al te veel) manifesteren. Tijdens je groei check je regelmatig of je kenmerken van stress kunt ontdekken. Loopt het ziekteverzuim op bijvoorbeeld, luister dan goed naar de medewerkers en neem hele maatregelen. Werkstress is een belangrijke reden voor een OMG.

Over Roland Roland

Roland doet al heel lang iets met computers (volgens zijn moeder). Hij houdt van techniek, maar vooral van mensen. Het overwinnen van problemen vindt hij heerlijk, dus daarom is hij ondernemer, echtgenoot, vader en sportief (in willekeurige volgorde).

Vragen of opmerkingen zijn welkom. Bel of mail Roland.